Długa eskapada osoby chorej wymaga uwzględnienia warunków, które przy powszechnym przemieszczaniu się na prawdę bardzo często nie mają większego znaczenia. W przypadku pacjenta istotne może być już samo ułożenie ciała, temperatura wewnątrz pojazdu, dostęp do leków czy możliwość skorzystania z toalety. Dlatego transport medyczny międzynarodowy planuje się z uwzględnieniem dokładnie określonej sytuacji zdrowotnej, a nie jedynie długości trasy.
Pacjent, który bardzo dobrze znosi krótkie przejazdy, może przeciwnie reagować na wielogodzinną podróż. W praktyce znaczenie ma również to, czy stan zdrowia pozostaje stabilny, czy niedawno pojawiały się zmiany wymagające dodatkowej konsultacji. Przed wyjazdem warto więc zebrać obowiązujące informacje o leczeniu i ograniczeniach pacjenta, ponieważ dane sprzed kilku tygodni nie za każdym razem odzwierciedlają jego obecny stan.
Osobną kwestią jest wybór odpowiedniego sposobu przewozu. Nie każda osoba wymagająca pomocy medycznej musi być przewożona w dokładnie taki sam sposób. Dla jednego pacjenta wystarczające może być miejsce siedzące i pomoc przy przemieszczaniu, w trakcie gdy inny potrzebuje pozycji leżącej a także wyposażenia pozwalającego na prowadzenie obserwacji w czasie drogi. Znaczenie ma także możliwość samodzielnego przyjmowania pokarmów i płynów, zmiany pozycji oraz korzystania z leków. Przy ograniczonej sprawności ruchowej trzeba uwzględnić nie tylko samą jazdę, lecz również moment wejścia do pojazdu i opuszczenia go po przyjeździe. Zdarza się, że właśnie te krótkie etapy okazują się bardziej wymagające niż kilka godzin spędzonych na trasie. Jeżeli już pacjent korzysta ze sprzętu pomocniczego, powinno się wcześniej sprawdzić, czy można go stosownie przewieźć i wykorzystać po dotarciu do miejsca docelowego.
Przy podróży zagranicznej dochodzą kwestie powiązane z przekraczaniem granic oraz przemieszczaniem się przez terytorium różnych państw. Dokumentacja medyczna powinna być przygotowana w sposób umożliwiający szybkie uwarunkowanie najważniejszych informacji dotyczących pacjenta. Przydatne mogą być dane o rozpoznaniu, bieżącym leczeniu, przyjmowanych lekach, alergiach czy ostatniej hospitalizacji. Szczególnej sugestie wymagają leki oraz materiały medyczne zabierane w większej ilości, ponieważ sposób ich przewożenia może zależeć od przepisów obowiązujących w poszczególnych państwach. Warto także rozdzielić rzeczy potrzebne podczas podróży od tych, które będą wykorzystywane dopiero po dotarciu na miejsce. Ma to praktyczne znaczenie, gdy podczas przejazdu należy szybko znaleźć dany lek, dokument lub detal wyposażenia. Przy dłuższej trasie nie trzeba zakładać, że wszystkie czynności uda się wykonać wnikliwie według pierwotnego harmonogramu.
Na organizację przewozu wpływają także warunki, których nie można w pełni przewidzieć. Opóźnienie może wynikać z korków, zamknięcia drogi, warunków pogodowych albo konieczności wykonania dodatkowego postoju. W przypadku zdrowej osoby znaczy to zwykle wyłącznie późniejsze dotarcie do celu, jednak dla pacjenta może posiadać znaczenie ze względu na godziny przyjmowania leków, posiłków czy zaplanowanego przyjęcia do placówki. Z tego powodu przy podejmowaniu trasy warto brać pod uwagę nie tylko i wyłącznie przewidywany czas przejazdu, ale też możliwe zmiany po drodze. Ważne jest także wcześniejsze ustalenie miejsca przekazania pacjenta oraz tego, kto będzie odpowiadał za dalsze czynności po zakończeniu transportu. W sytuacji osoby o ograniczonej mobilności przeżycie z pojazdu do budynku może wymagać dodatkowej pomocy, a brak wcześniejszych ustaleń może powodować niepotrzebne komplikacje organizacyjne. Transport medyczny międzynarodowy obejmuje więc również te elementy podróży, które zaczynają się jeszcze przed wyjazdem i kończą dopiero po przekazaniu pacjenta na miejscu.
Zobacz także: transport międzymiastowy.