Wybór odpowiedniego sposobu organizacji przewozu zależy od wielu czynników, a sam przejazd ładunku jest jedynie jednym z elementów całego procesu. W praktyce transport i spedycja obejmują szereg wyborów związanych z rodzajem towaru, terminem dostawy, trasą, środkiem przewozu oraz dokumentacją. Inaczej planuje się przewóz pojedynczej przesyłki, przeciwnie ładunku wymagającego określonych warunków, a jeszcze przeciwnie regularnych dostaw między tymi samymi punktami.
Znaczenie ma także przystępność samochodów a także możliwość połączenia kilku przewozów w jeden przejazd. Przy kształtowaniu warto brać pod uwagę nie tylko odległość, lecz również postoje, ograniczenia drogowe, czas załadunku i rozładunku oraz ewentualne zmiany trasy. Właściwie każdy z takowych elementów może wpłynąć na rzeczywisty przebieg przewozu.
Istotną częścią organizacji przewozu jest przygotowanie informacji o ładunku. Waga, wymiary, liczba sztuk, sposób pakowania i właściwości towaru wpływają na wybieranie pojazdu a także sposób rozmieszczenia ładunku. Błąd na tym etapie może mieć praktyczne konsekwencje, na przykład konieczność zmiany auta lub przeorganizowania załadunku. W sytuacji przewozów międzynarodowych dochodzą kwestie związane z dokumentami, przekraczaniem granic i przepisami obowiązującymi w poszczególnych krajach. Usługi transportowe i spedycyjne na prawdę często łączą zatem działania realizowane przed rozpoczęciem przewozu z bieżącą koordynacją jego przebiegu. Spedytor może zajmować się doborem przewoźnika, postanowieniem trasy, przekazaniem danych dotyczących przesyłki oraz kontrolowaniem kolejnych etapów realizacji. Zakres tych czynności zależy natomiast od rodzaju zlecenia i przyjętego sposobu organizacji.
W codziennej pracy szczególnego znaczenia nabiera przekazywanie aktualnych informacji. Opóźnienie w trakcie załadunku, zmiana godziny przyjęcia towaru czy utrudnienia na trasie mogą wymagać szybkiej korekty wcześniejszych ustaleń. Nie każdą sytuację da się przewidzieć, dlatego zamiar przewozu powinien uwzględniać pewien margines czasowy. Równocześnie zbyt duży zapas może utrudniać przeznaczenie pojazdu przy kolejnych zleceniach. Z tego powodu organizacja przewozu jest na prawdę bardzo często procesem wymagającym bieżącego podejmowania wyborów, a nie jedynie wykonaniem przedtem przygotowanego harmonogramu. Znaczenie moraz prawidłowy przepływ dokumentów, ponieważ dane dotyczące ładunku, miejsc załadunku i rozładunku czy warunków przewozu muszą być zgodne z rzeczywistymi ustaleniami.
Na przebieg transportu wpływa również charakter całego łańcucha dostaw. Przy częstych przewozach tych samych towarów można analizować powtarzające się kłopoty, takie jak bardzo długie oczekiwanie na załadunek, trudności z dostępem do miejsca rozładunku czy niewłaściwe przygotowanie przesyłki. Takie obserwacje pozwalają lepiej oszacować, które elementy wymagają zmiany, a które wynikają ze specyfiki danego kierunku. W sytuacji pojedynczych zleceń większe znaczenie może posiadać dokładne sprawdzenie warunków konkretnego przewozu. Transport i spedycja nie ograniczają się więc do przemieszczania towarów między dwoma punktami. Obejmują planowanie, przekazywanie informacji, wyselekcjonowanie rozwiązań do rodzaju ładunku a także reagowanie na sytuacje, które ukazują się już w trakcie realizacji przewozu.
Źródło: transport drogowy krajowy.