Dobrze działająca organizacja przepływu produktów wymaga uwzględnienia wielu powiązanych ze sobą działań. Znaczenie ma nie tylko i wyłącznie sam transport, ale też przyjmowanie dostaw, kontrola stanów magazynowych, kompletowanie zamówień i przygotowanie przesyłek do kolejnej drogi. Każdy z takowych etapów wpływa na terminowość realizacji zleceń a także sposób użycia dostępnych zasobów.
W praktyce dosłownie niewielkie opóźnienie w jednym miejscu może spowodować przestoje w kolejnych częściach łańcucha dostaw. Z tego względu operator logistyczny powinno uwzględniać zarówno aktualne potrzeby przedsiębiorstwa, jak i zmienność liczby zamówień, przystępność środków transportu czy ograniczenia powierzchni magazynowej. Planowanie takich procesów wymaga stałego przepływu informacji między poszczególnymi uczestnikami dostaw.
Zakres działań określanych jako usługi logistyczne jest szeroki i uzależniony jest od rodzaju przewożonych towarów, skali działalności oraz przyjętego modelu dystrybucji. Może obejmować magazynowanie, transport krajowy i międzynarodowy, obsługę zwrotów, etykietowanie, pakowanie a także prowadzenie dokumentacji. Nie wszystkie przedsiębiorstwa potrzebują każdego z takowych elementów w takim samym zakresie. W sytuacji towarów o krótkim terminie przydatności istotne będzie kontrolowanie czasu przechowywania i kolejności wydawania partii. Przy produktach o dużych gabarytach większe znaczenie mogą mieć warunki składowania, dostępność urządzeń przeładunkowych a także sposób organizacji przestrzeni. Różnice te sprawiają, że proces logistyczny powinien wynikać z rzeczywistych właściwości towaru, a nie tylko z przyjętego wcześniej schematu działania.
W wielu branżach część zadań związanych z przepływem produktów jest przekazywana podmiotom zewnętrznym. Logistyka zewnętrzna oznacza w takim wypadku podział zadań wśród przedsiębiorstwo a wyspecjalizowanego wykonawcę. Przed podjęciem takiej decyzji należy określić, które czynności pozostaną po stronie własnych pracowników, a które będą wykonywane poza strukturą organizacyjną firmy. Ważne jest też postanowienie zasad przekazywania danych o zamówieniach, stanach magazynowych i planowanych dostawach. Brak jasnego podziału odpowiedzialności może prowadzić do nieporozumień, zwłaszcza gdy kilka podmiotów uczestniczy w obsłudze tego samego zlecenia. Ważne znaczenie mają również procedury postępowania w przypadku reklamacji, uszkodzenia przesyłki albo rozbieżności w dokumentacji. Sama zmiana sposobu organizacji transportu i magazynowania nie eliminuje problemów operacyjnych, dlatego wymaga odpowiedniego przygotowania i testom przebiegu poszczególnych czynności.
Szczególnym modelem współpracy jest logistyka kontraktowa, w której zakres powierzonych obowiązków a także zasady ich realizacji są określane w umowie zawieranej na ustalony okres. W współzależności od potrzeb może ona obejmować pojedyncze procesy albo kompleksową obsługę magazynową i dystrybucyjną. Istotnym elementem takiego rozwiązania jest dopasowanie organizacji pracy do specyfiki danego przedsiębiorstwa, w tym sezonowych przemian zapotrzebowania i charakteru obsługiwanych produktów. Przy ustalaniu warunków współpracy znaczenie mają między innymi przewidywane wolumeny, czas realizacji zamówień, oczekiwania dotyczące przechowywania a także sposób raportowania wyników. Trzeba również brać pod uwagę sytuacje nietypowe, tj. nagły wzrost liczby wysyłek, opóźnienia w dostawach surowców czy konieczność czasowego zwiększenia powierzchni magazynowej. Im dokładniej określone są procedury i zakres odpowiedzialności stron, tym łatwiej przeanalizować przebieg procesów oraz wskazywać miejsca wymagające zmian organizacyjnych.
Warto sprawdzić: transport morski towarów.