Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością przetwarzania wielu rodzajów informacji. Dane dotyczące zamówień, płatności, dostaw i rozliczeń muszą być bieżące, a ich poprawność wpływa na codzienne decyzje. Gdy poszczególne działy korzystają z odrębnych narzędzi, te same informacje mogą być wprowadzane kilka razy, co zwiększa ryzyko pomyłek.
Jednym ze sposobów organizacji takich procesów jest użycie zintegrowanych systemów informatycznych. Oprogramowanie Comarch obejmuje rozwiązania, które mogą służyć do obsługi wybranych zadań administracyjnych, handlowych i finansowych. Przy analizie ich wykorzystania warto rozpocząć od ustalenia, gdzie powstają dane, kto odpowiada za ich aktualizację i w jakiej formie są przekazywane między pracownikami. Takie rozpoznanie pozwala określić, czy problem wynika z ograniczeń stosowanych narzędzi, czy raczej z przyjętego sposobu organizacji pracy.
W systemach zarządzania przedsiębiorstwem istotne znaczenie ma powiązanie informacji pochodzących z różnorakich sekcji działalności. Comarch ERP to grupa rozwiązań, których funkcje mogą obejmować sprzedaż, gospodarkę magazynową, księgowość, kadry lub procesy produkcyjne, zależnie od konkretnego produktu i konfiguracji. W praktyce ważne jest postanowienie, które dane mają być wspólne dla kilku działów. Przykładowo zmiana warunków zamówienia może wymagać aktualizacji informacji używanych przez sprzedaż, magazyn i księgowość. O ile właściwie każdy obszar prowadzi własną ewidencję, uzgodnienie rozbieżności zajmuje dodatkowy czas. Integracja nie oznacza jednak, że wszystkie czynności odbywają się w sposób automatyczny. Część operacji wymaga zatwierdzenia przez uprawnionego pracownika, a zakres automatyzacji uzależniony jest od ustawień oraz powiązań między modułami. Przed wyborem rozwiązania powinno się również sprawdzić, czy obsługuje ono wykorzystywane formaty dokumentów, wymagane raporty i wymianę informacji z pozostałymi aplikacjami.
Przy zmianie systemu informatycznego dużym wyzwaniem bywa przeniesienie dotychczasowych danych. Wdrożenia Comarch mogą wymagać przygotowania kartotek towarów, list kontrahentów, cenników, sald i historii operacji. Nie wszystkie informacje muszą zostać przeniesione w takim samym zakresie. Decyzja zależy w głównej mierze od potrzeb raportowych, obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji a także możliwości technicznych nowego środowiska. Przed migracją należy sprawdzić, czy dane nie zawierają duplikatów, pustych pól lub nieaktualnych oznaczeń. W innym razie wcześniejsze błędy mogą zostać przeniesione do nowego systemu i ujawnić się dopiero podczas wystawiania dokumentów albo przygotowywania zestawień. Kolejnym elementem są testy realizowane npach odpowiadających zwyczajnym zadaniom. Warto sprawdzić nie tylko standardową sprzedaż czy przyjęcie towaru, lecz też korekty, zwroty, anulowanie dokumentów i nietypowe sytuacje rozliczeniowe. To właśnie na takich przypadkach na prawdę często widać, czy przyjęte ustawienia odpowiadają faktycznym zasadom działania przedsiębiorstwa.
Na sposób korzystania z systemu wpływają również kompetencje pracowników i podział odpowiedzialności. Jeżeli już kilka osób może konwertować te same dane, potrzebne są jasne reguły określające, kto zatwierdza zmiany i w jaki sposób można sprawdzić ich historię. Znaczenie moraz dostosowanie uprawnień do zakresu obowiązków, ponieważ dostęp do wszystkich funkcji nie jest konieczny zainteresowanym osobom użytkownikowi. W pierwszym okresie pracy z nowym rozwiązaniem mogą pojawiać się pytania dotyczące raportów, poprawiania dokumentów lub obsługi wyjątków od standardowej procedury. Dlatego przygotowanie instrukcji dla konkretnych stanowisk może być równie ważne jak samo szkolenie z obsługi skryptu. Trzeba też uwzględnić późniejsze aktualizacje, zmiany przepisów i rozwój firmy. Rozbudowa magazynu, uruchomienie kolejnego kanału dystrybucji czy zmiana sposobu rozliczania produkcji mogą wymagać dopasowania wcześniejszych ustawień. Ocena działania systemu powinna zatem obejmować nie tylko poprawność jego funkcji, niemniej jednak też jakość wprowadzanych danych, czas wykonywania obowiązków i liczbę czynności, które wciąż trzeba realizować poza nim.
Zobacz: wdrożenia comarch łódź.