W przedsiębiorstwach zajmujących się sprzedażą lub produkcją obieg towarów na prawdę bardzo często obejmuje znacznie więcej czynności, niż wynikałoby to z samego harmonogramu dostaw. Zanim przesyłka trafi do odbiorcy, trzeba ją przyjąć, sprawdzić, odpowiednio przechować, przygotować do wydania i przekazać do dalszego transportu. Każdy etap ma swoje ograniczenia, a ich pominięcie może powodować kłopoty w kolejnych częściach procesu.
Usługi logistyczne mogą być organizowane w różnym zakresie, zależnie od rodzaju asortymentu, liczby zamówień i sposobu prowadzenia dystrybucji. Przy niewielkiej liczbie przesyłek część działań można wykonywać bez złożonego zaplecza, jednak wraz ze wzrostem liczby operacji pojawia się wymaganie dokładniejszego planowania. W praktyce znaczenie ma wręcz kolejność przyjmowania dostaw. Jeżeli już kilka transportów dociera w tym samym czasie, a magazyn dysponuje ograniczoną liczbą miejsc rozładunkowych, opóźnienie jednej czynności może przełożyć się na pozostałe. Podobnie dzieje się przy kompletowaniu zamówień, gdy produkty znajdujące się w różnorakich częściach magazynu wymagają dodatkowego czasu na zebranie i sprawdzenie.
Jednym z modeli organizacji jest przekazanie części procesów podmiotowi spoza przedsiębiorstwa. Logistyka zewnętrzna może obejmować zarówno pojedyncze zadania, jak i większy fragment obsługi przepływu towarów. Nie zawsze znaczy to rezygnację z swojego magazynu czy transportu. Często zakres jest ustalany etapami, np poprzez przekazanie przewozów, obsługi zwrotów albo kompletowania zamówień, podczas gdy pozostałe czynności nadal realizowane są wewnętrznie. Taki układ wymaga natomiast szczegółowego określenia momentu przekazania towaru i informacji. W codziennej pracy kłopoty ukazują się najczęściej przy odstępstwach od planu. Zmiana godziny odbioru, korekta liczby produktów lub brak części zlecenia powodują konieczność szybkiego ustalenia, kto ma wprowadzić zmianę i poinformować pozostałych uczestników procesu. Jeżeli odpowiedzialność jest niejasna, ta sama sprawa może być sprawdzana przez kilka osób albo pozostać bez reakcji. Dlatego przy organizowaniu współpracy z zewnętrznym wykonawcą znaczenie mają nie tylko zakresy kluczowych obowiązków, ale też zasady postępowania w sytuacjach oryginalnych.
W rozbudowanych łańcuchach dostaw może pojawić się operator logistyczny odpowiedzialny za koordynowanie określonych etapów. Jego zadania mogą obejmować przyjęcie towaru, magazynowanie, przygotowanie przesyłek, organizowanie przewozów czy obsługę dokumentacji. Nie ma jednakże jednego modelu, który odpowiadałby wszystkim rodzajom działalności. Innych rozwiązań wymaga dystrybucja towarów bardzo szybko rotujących, innych towary o dużych gabarytach, a jeszcze innych asortyment przechowywany przez dłuższy czas. Przy podejmowaniu zakresu prac warto zwrócić uwagę na sposób przekazywania danych. Informacja o stanie magazynowym musi odpowiadać rzeczywistej sytuacji, ponieważ planowanie wysyłki na podstawie nieaktualnych danych może prowadzić do konieczności ponownego kompletowania zlecenia. Istotne jest też rozdzielenie odpowiedzialności za dokumenty. Jeżeli już dane dotyczące jednej przesyłki są edytowane w kilku miejscach, bez adekwatnej sprawdzeniu mogą pojawić się rozbieżności. W takich przypadkach problem nie wynika wprost z transportu, lecz z organizacji informacji poprzedzających transport.
Na przebieg procesów wpływają również czynniki sezonowe i nagłe zmiany liczby zamówień. W okresie zwiększonego ruchu ograniczeniem może być nie tylko liczba pojazdów, lecz także powierzchnia magazynowa, dostępność stanowisk przeładunkowych czy liczba osób zajmujących się kompletacją. Czasami magazyn jest fizycznie wystarczający przy standardowym obciążeniu, ale przy większej liczbie dostaw zaczyna brakować miejsca na doraźne składowanie. Wówczas kolejne partie towaru mogą oczekiwać na rozładunek, a opóźnienie przenosi się na następne zadania. Z drugiej strony utrzymywanie dużych zasobów przez cały rok może oznaczać zastosowanie powierzchni i środków w okresach, gdy nie są one potrzebne w takim zakresie. Przy analizowaniu organizacji logistyki warto zatem obserwować rzeczywisty przebieg pracy, a nie tylko założenia zapisane w harmonogramach. Pomiar czasu kompletacji, liczby korekt zamówień, przestojów przy załadunku czy przypadków ponownego przygotowywania przesyłek pozwala określić, które elementy procesu są najbardziej podatne na zakłócenia i jakie ograniczenia powinno się uwzględnić przy kolejnym planowaniu.
Zobacz: import z Szanghaju.