W wielu firmach przechowywanie dokumentów przez lata zaczyna być problemem dopiero wówczas, gdy powinno się bardzo szybko wyszukać konkretną umowę, fakturę lub starszą wersję pisma. Z zdarza się, że rośnie liczba plików, ukazują się różnorodne formaty, a dokumenty trafiają do kilku miejsc równocześnie. Część znajduje się na komputerach pracowników, część na wspólnych dyskach, a część nadal występuje w formie papierowej.
W takiej sytuacji program do archiwizacji dokumentów może służyć głównie do uporządkowania sposobu zapisywania i wyszukiwania materiałów. Ważne jest jednakże wcześniejsze postanowienie, jakie dokumenty mają być archiwizowane, jak długo powinny być przechowywane a także kto może mieć do nich dostęp. Samo przeniesienie plików do jednego systemu nie rozwiązuje kłopotu, jeśli uprzednio nie określono jasnych zasad.
Przy wyborze sposobu archiwizacji warto zwrócić uwagę na codzienny wymianę dokumentów. Inaczej wygląda praca z kilkudziesięcioma plikami miesięcznie, a całkiem inaczej sytuacja, w której codziennie powstają setki nowych dokumentów. Znaczenie moraz możliwość wyszukiwania według nazwy, daty, rodzaju dokumentu czy innych ustalonych informacji. W praktyce szczególnie istotne okazuje się konsekwentne opisywanie plików. O ile raz dokument zostanie zapisany jako „umowa_finalna”, a innym razem jako „umowa_ostateczna_2”, późniejsze szukanie może być mocno utrudnione. Program może porządkować dane według przyjętych kryteriów, ale nie zastąpi zasad stosowanych przez osoby wprowadzające dokumenty. Powinno się również uwzględnić sytuacje, w których jeden dokument jest powiązany z kilkoma sprawami albo kontrahentami.
Archiwizacja wiąże się także z kwestią dostępu do informacji. Nie każdy pracownik powinien mieć możliwość przeglądania wszystkich dokumentów, dlatego przy organizowaniu systemu warto rozdzielić uprawnienia należycie do zakresu obowiązków. Znaczenie mają też kopie zapasowe oraz sposób postępowania w sytuacji usunięcia albo uszkodzenia pliku. Warto dodać, że archiwum elektroniczne nie jest tym samym co zwykły folder z dokumentami. W uporządkowanym środowisku można określić reguły dotyczące wersjonowania, retencji i usuwania materiałów, natomiast każda z tych wyborów powinna wynikać z rzeczywistych potrzeb organizacji oraz obowiązujących przepisów. Szczególnej sugestie wymagają dokumenty zawierające dane osobowe, informacje finansowe albo inne dane, których dostępność powinna być ograniczona.
Przed wdrożeniem rozwiązania dobrze jest prześledzić obecny sposób pracy, zamiast zaraz przenosić całe archiwum. Na prawdę bardzo często okazuje się, że część starych plików jest nieaktualna, dokumenty mają powielone kopie, a nazewnictwo zmieniało się na przestrzeni lat. Migracja takiego zbioru bez wcześniejszego uporządkowania może zwiększyć liczbę problemów zamiast je ograniczyć. Należy również ustalić, co zrobić z dokumentami papierowymi, czy mają być skanowane, kto odpowiada za ich opisanie i w jakiej formie przechowywane będą wersje źródłowe. W przypadku większych zbiorów znaczenie ma także możliwość późniejszego eksportu danych, obsługi różnych formatów oraz dostosowania systemu do zmieniających się procedur. Archiwizacja jest zatem nie tylko i wyłącznie kwestią miejsca przechowywania plików, ale głównie sposobu zarządzania dokumentacją w całym okresie jej użytkowania.
Polecana strona: program do archiwizacji dokumentów.