Jeszcze przed wyborem wyposażenia warto zastanowić się, jak z dużą dokładnością będzie wyglądał zwyczajny dzień w danym lokalu. To właśnie obserwacja codziennych czynności na prawdę bardzo często pokazuje kłopoty, których nie widać na rzucie pomieszczenia. Projektowanie lokali usługowych i gastronomicznych wymaga dlatego uwzględnienia nie tylko powierzchni, lecz również kolejności wykonywanych zadań.
Pracownik powinien mieć sposobność przejścia między stanowiskami bez omijania przypadkowo ustawionych mebli, a klient nie powinien być kierowany w miejsce, które służy jednocześnie do transportu towaru albo wykonywania prac zaplecza. W niewielkich lokalach ma to szczególne znaczenie, ponieważ każdy metr kwadratowy jest wykorzystywany intensywnie. Zbyt duża liczba elementów może ograniczyć swobodę poruszania się, natomiast nadmiernie otwarta przestrzeń może sprawić, że zabraknie miejsca na rzeczy potrzebne podczas pracy. Dlatego układ warto sprawdzać pod względem rzeczywistych sytuacji, takich jak dostawa towaru, obsługa kilku osób równocześnie, sprzątanie czy uzupełnianie materiałów.
W gastronomii istotnym zagadnieniem jest także sposób przechowywania produktów i wyposażenia. Nie wystarczy przewidzieć miejsce na urządzenia widoczne na sali lub w głównej części kuchni. Potrzebne są też powierzchnie na zapasy, naczynia, opakowania, środki do utrzymania czystości a także odpady. Każdy z tych elementów zajmuje przestrzeń, a część wymaga określonych warunków przechowywania. W praktyce kłopoty ukazują się na prawdę często wtedy, gdy projekt opiera się wyłącznie na podstawowej liście urządzeń. Po rozpoczęciu pracy okazuje się, że niezbędny jest dodatkowy regał, stół pomocniczy lub miejsce na sprzęt używany jedynie okresowo. Zmiana ustawienia może wtedy wpływać na przejścia i dostęp do innych stanowisk. Znaczenie ma też kolejność prac. Jeżeli już surowiec musi być kilkakrotnie przenoszony wśród odległymi częściami zaplecza, taki układ może utrudniać organizację pracy, nawet o ile wszystkie wymagane pomieszczenia zostały formalnie uwzględnione.
Inaczej trzeba prześledzić lokal, w którym dominują usługi realizowane wprost przy stanowisku pracy. W zależności od rodzaju działalności potrzebne może być miejsce dla jednej osoby, kilku pracowników oraz klientów oczekujących na obsługę. Warto wówczas zwrócić uwagę na widoczność stanowisk, dostęp do przechowywanych materiałów i możliwość zachowania porządku podczas pracy. Niektóre czynności wymagają także odpowiedniego oświetlenia, zasilania urządzeń albo dostępu do wody. Nie za każdym razem można natomiast dowolnie rozmieszczać instalacje. Istniejące piony, konstrukcja budynku czy położenie wejść mogą ograniczać zakres modyfikacji. Z tego powodu rozwiązanie, które na papierze może się wydawać najprostsze, niekoniecznie będzie możliwe do wykonania bez dodatkowych ingerencji w lokal. Przed podjęciem decyzji warto więc sprawdzić stan techniczny pomieszczeń i ustalić, które elementy są stałe, a które można naprawdę przesunąć lub przebudować.
Na sposób użytkowania wnętrza wpływają też detale, które łatwo pominąć podczas planowania. Kierunek otwierania drzwi, wysokość blatów, położenie gniazd elektrycznych czy miejsce ustawienia pojemników na odpady mogą po pewnym czasie stać się istotnymi elementami codziennej pracy. W sytuacji lokali odwiedzanych przez większą liczbę osób dochodzą kwestie związane z przepływem klientów i dostępnością poszczególnych stref. Powinno się a dodatkowo pamiętać, że lokal nie funkcjonuje jedynie w warunkach idealnych. W ciągu dnia ukazują się dostawy, opóźnienia, większa liczba klientów, konieczność uzupełnienia zapasów czy awaria pojedynczego urządzenia. Dobrze przeanalizowany układ powinien więc uwzględniać także takie sytuacje. Właśnie dlatego projektowanie lokali usługowych i gastronomicznych obejmuje wiele wyborów dotyczących praktycznego zastosowania przestrzeni, a nie tylko jej wyglądu i początkowego rozmieszczenia wyposażenia.
Zobacz również: projekt baru restauracji.