Sprawne funkcjonowanie biur a także punktów usługowych w sporej mierze opiera się na odpowiednim zarządzaniu obiegiem dokumentów, który obejmuje ich tworzenie, powielanie a także archiwizację. W współzależności od rodzaju działalności liczba przetwarzanych materiałów może być niewielka albo bardzo duża, co wpływa na dobór rozwiązań technicznych wykorzystywanych w codziennej pracy. Ważne znaczenie ma tutaj nie tylko wydajność, ale też stabilność działania sprzętu.
W wielu takich miejscach wykorzystywane są kserokopiarki, które służą do szybkiego kopiowania a także przetwarzania dokumentów papierowych. Urządzenia te mogą różnić się funkcjonalnością, obejmując zarówno podstawowe modele, jak i bardziej rozbudowane systemy wielofunkcyjne, które łączą kilka procesów w jednym urządzeniu. W praktyce ich użycie daje możliwość na usprawnienie codziennych czynności związanych z obsługą dokumentacji.
W organizacji pracy coraz częściej analizowana jest dzierżawa kserokopiarek, która polega na korzystaniu ze sprzętu w ramach określonych warunków użytkowania bez konieczności jego zakupu. Takie rozwiązanie bywa stosowane w sytuacjach, gdy zapotrzebowanie na sprzęt zmienia się w czasie albo gdy istotne jest elastyczne dopasowanie zasobów technicznych do aktualnych potrzeb. W zależności od warunków współpracy może ono obejmować różne formy użytkowania i utrzymania urządzeń.
W szerszym ujęciu wykorzystanie urządzeń biurowych wiąże się z organizacją procesów pracy a także przepływem informacji w danej jednostce. Odpowiednie implementację sprzętu do charakteru wykonywanych obowiązków wpływa na sposób realizacji zadań oraz tempo przetwarzania dokumentów. W zależności od struktury organizacyjnej a także intensywności pracy stosowane są różnorodne rozwiązania techniczne, które mają na celu usprawnienie codziennych działań administracyjnych.
Zobacz również: kserokopiarki Katowice.