Planowanie większego projektu na prawdę często zaczyna się od bardzo ogólnego opisu celu, który trudno zaraz przełożyć na dokładnie określone zadania. Jednym ze sposobów uporządkowania takiego zakresu pracy jest struktura podziału prac, czyli Work Breakdown Structure. Umożliwia ona rozłożyć projekt na mniejsze elementy, aż do poziomu obowiązków, które można już przypisać konkretnym osobom lub zespołom.
W praktyce ważne jest jednakże zachowanie właściwego poziomu szczegółowości. Zbyt ogólny podział mało pomaga przy planowaniu, jednakże nadmierne rozbijanie pracy powoduje, że struktura staje się trudna do utrzymania. Dlatego przy jej tworzeniu warto od początku uwzględnić wielkość projektu, liczbę uczestników oraz sposób późniejszego monitorowania realizacji.
Do przygotowania takiej struktury można wykorzystać Online WBS creator, czyli narzędzie działające w przeglądarce, które daje możliwość tworzyć hierarchiczny podział zakresu projektu bez konieczności ręcznego układania wszystkich elementów w osobnych dokumentach. Przydatną funkcją może być możliwość łatwego przesuwania poziomów, zmiany nazw zadań czy dodawania kolejnych gałęzi. Ma to znaczenie w szczególności wtedy, gdy zakres projektu zmienia się już w trakcie planowania. Z praktycznego punktu widzenia warto najpierw określić główne obszary pracy, a dopiero później schodzić na niższe poziomy. Dzięki temu łatwiej zauważyć, czy jakiś fragment projektu został pominięty albo czy jedno zadanie nie obejmuje zbyt wielu różnorakich czynności.
W sytuacji bardziej rozbudowanych przedsięwzięć wykorzystywane jest także WBS software, które może łączyć strukturę podziału prac z innymi informacjami dotyczącymi projektu. W zależności od rozwiązania mogą pojawić się zależności między zadaniami, odpowiedzialność za poszczególne elementy, terminy czy dodatkowe pola opisowe. Nie znaczy to jednakże, że wszystkie dostępne funkcje są potrzebne w każdym projekcie. Przy niewielkim przedsięwzięciu rozbudowane narzędzie może utrudniać pracę zamiast ją porządkować. Znacząca jest również możliwość późniejszego użycia przygotowanej struktury, przykładowo podczas tworzenia harmonogramu albo szacowania zasobów. WBS opisuje przede wszystkim zakres pracy, dlatego nie powinien być traktowany jako pełny harmonogram projektu.
Wybierając WBS program, warto zwrócić uwagę przede wszystkim na sposób organizowania danych i prostota wprowadzania zmian. Przy długiej strukturze znaczenie ma możliwość szybkiego odnajdywania konkretnych elementów, zwijania poziomów a także zachowania czytelnej hierarchii. Bardzo ważny może być także sposób eksportowania danych, jeśli dalsze planowanie odbywa się w innym narzędziu. Warto a przy tym pamiętać, że sama aplikacja nie rozwiązuje problemów związanych z nieprecyzyjnie określonym zakresem. Jeśli na początku nie zostaną ustalone granice projektu, struktura może się stopniowo rozrastać i obejmować zadania, które nie należą do pierwotnego celu. Narzędzie służy więc przede wszystkim do uporządkowania wcześniej przemyślanego zakresu, a nie do zastępowania analizy projektu.
Więcej: WBS program.